Corporate Affairs: de la comunicación a la inteligencia estratégica

En un entorno marcado por la creciente comoplejidad, presión regulatoria, fragmentación y polarización política y social, la función de comunicación corporativa está experimentando una profunda transformación. El informe “Corporate Affairs: una evolución natural del rol del dircom”, elaborado para la Asociación de Directivos de Comunicación (Dircom), describe cómo los DIRCOM están ampliando su papel hacia una función más estratégica e integrada conocida como Corporate Affairs.

Lejos de ser una moda, supone una evolución estructural en la forma en que las empresas gestionan su relación con el entorno político, regulatorio y social. Tradicionalmente, el dircom ha sido el responsable de la relación con los medios y de la gestión de la reputación corporativa pero hoy la función de Corporate Affairs integra áreas como comunicación, asuntos públicos, sostenibilidad, reputación, propósito corporativo y gestión del riesgo regulatorio.

Los Corporate Affairs se convierten en un verdadero centro de inteligencia contextual, capaz de traducir la complejidad política y social en información útil para la alta dirección. El informe identifica tres grandes vectores que explican esta transformación:

  • Transversalidad, integrando comunicación, asuntos públicos y sostenibilidad.

  • Anticipación, mediante la gestión proactiva del riesgo político y regulatorio.

  • Legitimidad, reforzando la confianza y la transparencia en la relación con la sociedad.

En este nuevo escenario, el papel del dircom evoluciona hacia un perfil más estratégico, cercano a la alta dirección y con capacidad de influir en las decisiones corporativas.

La gestión del riesgo político y regulatorio

Uno de los ámbitos donde más se ha reforzado el papel de Corporate Affairs es en la gestión del riesgo político y regulatorio. En un contexto global marcado por tensiones geopolíticas y cambios normativos, las empresas necesitan sistemas de análisis capaces de anticipar cambios en el entorno institucional. Los equipos de Corporate Affairs actúan así como un radar estratégico, interpretando tendencias políticas, regulatorias y sociales que pueden afectar al negocio.

Muchas compañías están reforzando sus capacidades de inteligencia política mediante la colaboración con consultoras especializadas, think tanks, despachos jurídicos y plataformas tecnológicas de análisis legislativo.

Relaciones institucionales y diplomacia corporativa

Otro aspecto central del informe es la evolución de las relaciones institucionales, que han pasado de ser una actividad protocolaria a convertirse en una herramienta estratégica de posicionamiento. Hoy el mapa de influencia es mucho más complejo y las empresas necesitan desarrollar capacidades de diplomacia corporativa y de gestión sofisticada de stakeholders.

En este contexto, el CEO suele asumir un papel más visible como primer portavoz institucional, apoyado por equipos de Corporate Affairs que diseñan estrategias de posicionamiento y diálogo con los distintos actores del entorno.

Transparencia y lobby responsable

También destaca la creciente importancia de la transparencia y el lobby responsable. Cada vez más empresas están adoptando prácticas de apertura institucional como la publicación de agendas, códigos de conducta o mecanismos de trazabilidad en sus relaciones con los poderes públicos. Estas prácticas no solo responden a exigencias regulatorias —cada vez más presentes en Europa— sino que contribuyen a fortalecer la reputación corporativa y la legitimidad social.

La influencia empresarial ya no se mide solo por el acceso a los decisores públicos, sino por la calidad del diálogo, la coherencia entre discurso y acción y la capacidad de generar confianza.

El perfil del líder de Corporate Affairs

La evolución de esta función exige también un nuevo tipo de liderazgo. El responsable de Corporate Affairs ya no es solo un especialista en comunicación, sino un perfil multidisciplinar capaz de integrar análisis político, gestión reputacional y visión estratégica.

Entre las competencias clave destacan la visión transversal de los intangibles, la capacidad analítica y prospectiva, el liderazgo ético y sensibilidad social, las habilidades de comunicación y negociación, la comprensión de la geopolítica y la regulación o la adaptación a herramientas tecnológicas y análisis de datos.

Liderar los Corporate Affairs, exige ser un conector entre el entorno externo y la dirección de la empresa, aportando contexto y criterio a la toma de decisiones para enfrentar el riesgo de fragmentación interna de funciones relacionadas con los intangibles y ser capaz de medir el impacto y contribución de las compañías, ya que la reputación, la legitimidad o la influencia institucional son más difíciles de cuantificar.

En definitiva, los Corporate Affairs se están consolidando como un activo estratégico de competitividad para las empresas. Su gran potencial radica en la capacidad para anticipar riesgos, gestionar relaciones institucionales y alinear los intangibles con la estrategia corporativa influye directamente en la estabilidad y comoetitividad del negocio a largo plazo.

Un manual de crisis es como invertir en un buen seguro

Cuando descodificamos el actual entorno empresarial, podemos evidenciar que existen solo dos tipos de compañías; las que ya sufrieron una crisis, y las que están por sufrir una.

Pau Solanilla, fundador y director de Reputation Republik en Barcelona, España, lo advertía hace un tiempo en una entrevista para el medio digital The Objetive. “La cuestión no es si vas a tener que gestionar una crisis reputacional, sino cuándo y cómo”.

Acorde con la anterior premisa, toda empresa, sin importar su tamaño y mercado, debe estar preparada para enfrentar una crisis reputacional o una crisis de comunicación. De lo contrario, está poniendo en riesgo su rentabilidad y sostenibilidad futura.

Cuando afirmo que toda empresa debe estar preparada para afrontar una crisis, me refiero a que una crisis siempre debe estar protocolizada. Por lo tanto, el manual de crisis juega un papel protagónico en el plan de comunicación de crisis.

En síntesis, el manual de crisis funciona como una hoja de ruta para guiar a los de responsables de la empresa en los procedimientos, actuaciones y respuestas. Por ello, debe verse como una herramienta comunicativa de primer orden ante un escenario problemático.

Sus características básicas son: utilidad (que sea práctico), confidencial (uso privado de personas asignadas), metodología (qué se debe de hacer, protocolos de actuación, comunicación, etc), riesgos (escenarios posibles y previsibles de conflicto y su clasificación) e intransferible (debe ser único y adaptado para cada empresa).

La creación del manual de crisis es tan importante como su puesta en acción. Esto porque en él se contemplan todos los posibles escenarios de crisis que pueden llegar a impactar a la compañía.

Por ello, su construcción urge de implicación total y directa, así como apoyo de otros departamentos como riesgos, compliance, sostenibilidad, tecnología, comercial, legal, etc. Es un trabajo colaborativo, porque es necesario un amplio conocimiento de la empresa, del sector de actividad y los posibles riesgos que podrían enfrentar.

Esta “guía” de crisis, debe recoger un manual de funciones en el que se indique con claridad el rol de cada departamento; y a su vez, quién o quiénes van a convertirse en portavoces y representantes de la empresa, así como cuándo y bajo cuáles circunstancias.

Recordemos que si bien se prefiere trabajar con la figura de un solo portavoz para que asuma toda la carga de representación, existe la posibilidad de contar con más de uno por temas de experticia en temas complejos. Claro, esto sería siempre a criterio de la circunstancia y el análisis del experto que así lo justifique, ya que presenta una serie de complejidades.

Otros elementos imprescindibles que deben estar muy bien definidos y estructurados en el manual, son el comité y subcomités de crisis.  Se deben tener asignadas las personas permanentes del comité, así como identificados, preparados y entrenados a los que van a conformar los diferentes subcomités.

El comité de crisis tiene como prioridad prever y resolver estas situaciones de la manera más efectiva. Se toma en cuenta que el funcionamiento del comité debe estar orientado a ese resultado y que las consideraciones jerárquicas no deben frenar su desempeño.

Adicional, es importante tener un mapeo de expertos consultores y firmas consultoras especializadas en crisis, que califiquen para unirse al equipo y asesorar en temas específicos.

Todos estos elementos se deben completar con actualizaciones constantes y sesiones de formación en habilidades de comunicación, entrenamientos, relaciones con los medios y simulacros.

Un buen manual de crisis siempre va a generar una serie de ventajas para cualquier empresa. Aquí dos básicos a valorar:

1)  Comunicativo: Además de mejorar la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos de dirección y entre los diferentes departamentos, también mejora la coordinación de los procesos/acciones que sea necesario llevar a cabo, así como los canales externos e internos.

2)  Estratégico: La empresa está preparada para afrontar imprevistos o situaciones que le afecten su rentabilidad y reputación. Es clave siempre tener presente la doble vertiente que siempre lleva pareja una crisis: la crisis en sí y cómo se gestiona esta. Además, otorga rapidez en la reacción, pero con conocimiento y preparación.

En una crisis o posible crisis, el tiempo de respuesta es un factor que puede determinar su desarrollo y nivel de impacto en la empresa. Así que, reaccionar con inmediatez es elemental para ganar el control de la información y lograr una comunicación efectiva, abierta y transparente, que minimice el impacto negativo.

Eso sí, reaccionar no es improvisar, y por eso es clave tener un manual de crisis bien elaborado que logre proteger la rentabilidad, la reputación y la operatividad de la empresa en cualquier mercado.

En conclusión, un manual de crisis es como adquirir un buen seguro. Porque a pesar de que se utilice en situaciones especiales, inclusive, no sepamos cómo ni cuándo lo vamos a necesitar, lo cierto es que es mejor estar preparados para saber cómo reaccionar y nunca improvisar y dejarlo a la suerte.

José Pablo García Roldán, Regional Manager de Reputation Republik para El Observador

Post #COVID-19: una nueva cultura para las organizaciones

La crisis sanitaria producida por el COVID-19 está generando incertidumbre y sufrimiento. Es una batalla colectiva que hace bueno el legendario comentario de Alejandro Magno frente a las grandes batallas: “De la conducta de cada uno depende el destino de todos”.

Una vez superado este duro combate, hará que salgamos de ella con una nueva escala de valores y sobre todo va a ser un proceso reconstituyente en la forma de vivir y trabajar. El shock producido por el confinamiento y la parálisis de la actividad económica hará que se transformen culturas de trabajo y procesos para reconstruir nuestras organizaciones.

La Harvard Business School ha preguntado al respecto a una serie de expertos para hacer prospectiva por donde puede ir el futuro del management y del liderazgo. De ese diálogo emergen algunas pistas interesantes:

1-Aprender a conversar en las empresas. El desafío del coronavirus exige una conversación honesta en toda la organización que permita dar una respuesta corporativa colectiva. Los líderes con visión de futuro, tienen la oportunidad de administrar mejor las organizaciones creando condiciones que permitan a los clientes y a los colaboradores ser más útiles. Para ello hay que diseñar de forma transparente interacciones entre sus clientes y empleados para mejorar los procesos juntos.

2-Trabajar en remoto: comunicación, coordinación y socialización. La crisis ha hecho despegar forzada y abruptamente trabajar de forma remota. Es efectivo y productivo si se reestructuran los procesos organizacionales y se ejerce un liderazgo abierto que permita crear nuevas soluciones y nuevas formas de generación de valor. Habrá que gestionar los equipos con un enfoque aún más crítico, promover el trabajo en equipo, grupos flexibles, cambiantes y a menudo desde diferentes lugares. La felxibilidad y adaptabilidad será un “must” para abordar desafíos particulares y construir organizaciones resilientes.

Es un buen momento para hacer un balance de las prioridades y formas de trabajo y repensar los patrones de colaboración

3- Las reuniones en persona serán menos importantes. Todas las organizaciones tienen que aprender a aprovechar la tecnología de manera mucho más efectiva para operar de forma remota. La crisis del COVID-19 nos mostrará que necesitamos muchas menos reuniones presenciales de lo que pensábamos, utilizar de forma efectiva la tecnología. Si se hace bien la productividad crecerá.

Es un buen momento por tanto para hacer un balance de las prioridades y formas de trabajo y repensar los patrones de colaboración:

  • La comunicación es crítica. Hay que diseñar sesiones informativas periódicas, comunicar desde muchos niveles y aprender a conversar.
  • La formación cruzada. Hay puestos muy especializados pero hay que formar a las personas para que puedan reemplazarse entre sí ante eventuales contingencias
  • Caminamos hacia horarios de trabajo flexibles, más ajustados a las necesidades de la vida. La conciliación atraerá y fidelizará el talento.
  • La clave es la productividad. Lo que no se mide no se puede valorar y mejorar.La  medición de resultados y el impacto es más importante que el tiempo invertido o las horas de trabajo.
  • Empodera y confía en tus equipos. El talento es el que te salvará y te hará resurgir de la crisis. Permite a las personas en los niveles inferiores tomar decisiones.
  • Hay que tener y comunicar un propósito coherente y compartido. La cuenta de resultados no puede ser lo más importante. La misión y los valores que impulsan a la empresa y cómo los empleados pueden contribuir a ellos será un pilar fundamental de la sostenibilidad, competitividad y reputación de las empresas.

En definitiva, de las crisis siempre emergen oportunidades si se saben interpretar las señales, se observan las tendencias y se escucha a la sociedad, a los clientes y a los colaboradores.

Ganaremos la batalla al COVID-19, pero nos quedará por delante la nada fácil tarea de reconstruir nuestras organizaciones.

Para saber más…. How the Coronavirus Is Already Rewriting the Future of Business